In den Datensätzen von Octoware®TN und Octoware® Fachanwendungen werden Geodaten als Punktkoordinaten geführt. Aus allen Formularen heraus kann ein Feldinhalt gemeinsam mit der geografischen Länge und Breite als Thema ausgegeben werden. Die Themen werden in GeoReport auf der Grundkarte in einer oder mehreren Ebenen als thematische Karte abgebildet. Die Erstellung geogreferenzierter Grundkarten (aus BMP- oder JPG-Rasterdaten) erfolgt mit dem GeoReport Kartenwerkzeug. Die Darstellung der Sachdaten erfolgt als Kreis-/Torten-/Säulendiagramm, als Icon bzw. (bei Flächenrasterung) als Einfärbung. Enthalten exportierte Themen numerische Feldinhalte, so können punkt- oder flächenbezogene statistische Momente (Summe, Mittelwert, Varianz, Minimum, Maximum) dargestellt werden, andernfalls nur die Trefferzahl (Datensatzanzahl). Bei vorhandenen Zugriffsrechten ist aus GeoReport ein datensatzbezogener Wechsel in die Fachanwendungen möglich. Die thematischen Karten können über die Windows-Zwischenablage an MS-Word und andere Programme übergeben werden.
Die Grundkarte wird jeweils durch ein Rastergrafikfile (.tif oder .bmp) und eine Referenzierungsdatei (bmp.xy bzw. tif.xy mit gleichlautendem Filenamen wie die zugehörige Karte inklusive derer Extension) repräsentiert. Die Referenzierungsdatei enthält die Lagekoordinaten der linken oberen (Nord/West) und der rechten unteren (Süd/Ost) Ecke der Karte (jeweils geografische Länge/Breite in dekadischer Grad-Notierung).
Die Positionierung der Sachdaten erfolgt jeweils zur Laufzeit über die Koordinaten (nicht über eine Schlüsselzuordnung der Sachdaten zu den geografischen Objekten einer wie beim GIS üblichen Blockkarte). Die generelle Positionierung über Koordinaten statt über Schlüssel hat den Vorteil, dass die Koordinaten im Unterschied zu Schlüsseln unter allen Umständen unveränderlich sind. Durch diese Verfahrensweise sind Sachdaten jederzeit auf beliebige Karten abbildbar.
Es ist keine Vektorisierung erforderlich. Einschränkend wirkt sich dadurch allerdings aus, dass keine Verschneidung von Sachdaten mit beliebigen Flächengebieten (z. B. Verwaltungsbezirken) möglich ist. Allerdings besteht die Möglichkeit einer Verschneidung in beliebige reguläre Flächenraster.
GeoReport bietet die Möglichkeit einer dynamischen Koordinatenermittlung zu den Sachdaten zum Zeitpunkt der Themenerstellung. Dabei können verschiedene Strategien zur Koordinatenermittlung genutzt werden, um die jeweils genaueste zur Verfügung stehende Koordinate zum Sachverhalt aus der Datenbank ermitteln zu lassen. Z. B. kann die Koordinate zu einer Institution zunächst direkt im Adressdatensatz der Institution gesucht werden und alternativ dazu, wenn hier keine Koordinaten gefunden wurden, die Koordinaten aus dem Straßenverzeichnis gelesen werden. Auf diese Weise genügt es beispielsweise, das Straßenverzeichnis mit Koordinaten zu versehen um alle Sachdaten, deren Adressangaben mit dem Straßenverzeichnis verbunden sind, mit GeoReport visualisieren zu können.
GeoReport erlaubt die Visualisierung als Rastereinfärbung, Tortendiagramm und Symboldarstellung.
Ein großer Vorteil von GeoReport besteht darin, dass aus der thematischen Karte heraus die Sachdaten nicht nur gelistet werden können, sondern auch ein direkter Wechsel auf den Sachdatensatz in die Anwendung unterstützt wird. Über diesen Weg ist ein direktes Bearbeiten der Sachdaten aus GeoReport heraus in der gewohnten Umgebung der Anwendung möglich.